Créance

Une créance est un droit détenu par une entreprise sur son débiteur d’exiger une somme, un paiement. On associe généralement les créances avec les dettes.

La créance et la dette

Une dette est une obligation que l’entreprise doit exécuter pour son créancier. Les dettes sont souvent financières et peuvent naître suite à un contrat (emprunt, commande auprès d’un fournisseur, crédit…) ou à une désobéissance de la loi, un manque de son application (amendes, condamnation, dettes envers l’Etat). Une dette est une prestation d’une certaine somme d’argent due par quelqu’un à un créancier.
Les dettes et les créances sont inscrites dans le bilan comptable de l’entreprise. Il faut savoir qu’aucune compensation ne doit être effectuée entre les créances et les dettes d’une même personne (tiers) sauf si on recueille l’accord de ce dernier.

Les différents types de créances

Il y a deux types de créances et dettes principalement connues en comptabilité :
Généralement ce sont les créances et dettes financières puis les créances et dettes non financières.

• Les créances et dettes financières dépendent selon le mode de financement de l’entreprise et elles s’étendent sur une durée supérieure à une année. Les dettes financières sont comptées au crédit du compte « Emprunts et dettes assimilées » puis les créances financières, elles, sont comptées au crédit du compte « Autres immobilisations financières ».
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  Les créances et dettes non financières regroupent toutes les créances et les dettes nées lors de plusieurs opérations courantes (non financières). Elles sont à l’échéance à moins d’une année.
  On comptabilise les dettes non financières au crédit des comptes suivants : « Fournisseurs et comptes rattachés », « Personnel et comptes rattachés », « Sécurité sociale et autres organismes sociaux », « État et autres collectivités publiques », « Créditeurs divers »
  Quant aux dettes non financières, elles sont comptabilisées au crédit.

Procédure de recouvrement de créances

Utilisez les étapes suivantes, du rappel amical à la lettre de mise en demeure et au recouvrement des créances irrécouvrables, comme un processus d’escalade pour contacter vos clients au sujet d’un paiement en souffrance.

1. Contact avec un rappel de paiement amical

Lorsque votre client est en retard de paiement pour la première fois, faites-lui un rappel de courtoisie en lui téléphonant, en lui envoyant un courriel ou une lettre.
Il peut suffire de le contacter pour que la facture soit payée. Il peut avoir oublié la facture, avoir versé l’argent sur le mauvais compte bancaire, ou il peut y avoir un autre problème mineur qui peut être facilement et rapidement résolu. Incluez les options de paiement, les coordonnées bancaires et les informations de contact dans le rappel afin qu’il soit plus facile pour le client de vous payer rapidement.

2. Contact avec un rappel de paiement en retard

Si le paiement reste impayé et que le client n’a pas respecté la date de paiement suivante convenue, ou qu’il n’y a pas eu de contact du tout, appelez à nouveau le client, ou envoyez un autre courriel ou une autre lettre de rappel de l’argent dû, et demandez le paiement.

3. Contactez votre client avec un avis final

Lorsque le client n’a pas respecté les conditions de paiement et qu’il a encore manqué des dates de paiement prolongées, appelez-les ou envoyez-leur un courriel pour discuter de la facture en souffrance et demander le paiement.

4. Essayez d’établir un contact direct avec votre client

S’il n’y a toujours pas de paiement ou de réponse, envisagez de rendre visite au client en personne ou de lui téléphoner si le contact précédent s’est fait par courriel, pour lui demander de payer.
Cela pourrait faciliter une relation personnelle avec le client qui pourrait être utile pour les paiements futurs.

5. Envoyez une lettre de mise en demeure

Si toutes vos tentatives pour les contacter et recevoir le paiement ont échoué, envisagez d’envoyer une lettre de mise en demeure. Gardez à l’esprit que cette procédure ne doit être effectuée qu’en dernier recours, elle risque de nuire à la relation commerciale établie avec le client.

6. Envisagez de recourir à une société de recouvrement de créances en dernier recours

Si vous n’avez toujours pas été payé, envisagez de faire appel à une agence de recouvrement pour recouvrer l’argent dû par votre client. Il est utile de consulter la liste des pratiques équitables de recouvrement des dettes afin de bien comprendre les limites du recouvrement des dettes :

Les moyens d’éviter les créances douteuses

Vous pouvez réduire la possibilité de créances douteuses des clients dans votre entreprise :

• effectuer une vérification approfondie des antécédents d’une entreprise avant de lui offrir un crédit
• fixer des limites de crédit sûres pour les clients
• ne libérer les marchandises que lorsque le paiement a été compensé.
• attendre que le paiement par dépôt direct soit compensé avant d’expédier des marchandises.
• envoyer des factures dès qu’un travail est terminé, ou à une date régulière.
• indiquer clairement toutes les options de paiement et les informations sur vos factures ou contrats pour faciliter le paiement des clients.
• maintenir un contact régulier avec vos clients.
• offrir un petit pourcentage de réduction pour le paiement anticipé des factures.
• s’inscrire et effectuer des recherches de biens – si vous êtes un fournisseur – sur le lien Personal Property Security RegisterExternal (s’ouvre dans la même fenêtre) (PPSR) pour récupérer les biens qui n’ont pas été payés.

Il est toujours bon de définir clairement, au début de la relation avec un client, les conditions commerciales et de paiement attendues.

Utilisez un modèle de lettre d’engagement pour les nouveaux clients lors de l’inscription d’un nouveau prospect. Le modèle doit comprend un paragraphe sur les conditions commerciales que vous pouvez utiliser pour l’inclure :

• les dates de facturation.
• les éventuels frais supplémentaires pour les paiements en retard.
• les procédures de recouvrement de créances.